Fraude aux notes de frais : la petite fraude qui dure

Quatre schémas classiques

L'ACFE, l'association internationale des examinateurs de fraude, distingue quatre façons de détourner le remboursement des frais. Elles se combinent souvent.

• La dépense personnelle déguisée : un repas en famille présenté comme un déjeuner client, un achat privé réglé avec la carte de l'entreprise.
• La dépense gonflée : un ticket retouché, un kilométrage arrondi à la hausse, un montant recopié avec une erreur favorable.
• La dépense fictive : un justificatif fabriqué ou obtenu par complaisance, un déplacement qui n'a pas eu lieu.
• Le remboursement multiple : le même justificatif présenté deux fois, sous deux formes ou sur deux périodes.

Ce que disent les chiffres

Dans l'étude 2024 de l'ACFE, fondée sur 1 921 cas de fraude interne, les notes de frais apparaissent dans 13 % des dossiers, pour un préjudice médian de 50 000 dollars. Ces fraudes durent en médiane dix-huit mois avant d'être découvertes.

Elles pèsent davantage dans les petites structures : 20 % des fraudes dans les organisations de moins de cent salariés, contre 12 % dans les plus grandes. Moins de contrôles, plus de confiance, et souvent une seule personne pour valider.

Les signaux d'alerte

• Des dépenses qui s'arrêtent juste sous le seuil de justificatif ou de validation.
• Des tickets manuscrits, photocopiés, sans détail, ou aux montants ronds.
• Des frais datés d'un jour de congé, d'un week-end ou d'une période sans déplacement prévu.
• Des repas d'affaires dont les invités ne sont jamais nommés, ou au coût par convive élevé.
• Des notes déposées en bloc, longtemps après les faits, et validées sans examen.

Des contrôles qui fonctionnent

L'objectif n'est pas de soupçonner chaque collaborateur, mais de rendre la fraude difficile et visible. Quelques règles simples y suffisent.

• Une politique écrite : plafonds, justificatifs originaux, nom et fonction des invités, délai de dépôt.
• Une double lecture : le manager valide le motif, la comptabilité vérifie la pièce.
• Une recherche régulière des doublons : même date, même montant, même fournisseur.
• Un rapprochement ponctuel avec l'agenda, les déplacements et les relevés de carte.
• Des contrôles par sondage, annoncés comme principe et réalisés sans prévenir.
• L'exemplarité de la direction, dont les propres frais suivent les mêmes règles.

Sanctionner sans se tromper de procédure

La présentation délibérée de faux justificatifs peut justifier un licenciement, souvent pour faute grave. Les juges apprécient toutefois l'ensemble des circonstances : montants, répétition, ancienneté, tolérance passée de l'entreprise.

Le calendrier compte. Selon l'article L1332-4 du code du travail, l'employeur dispose de deux mois, à compter du jour où il a connaissance des faits, pour engager la procédure disciplinaire, sauf poursuites pénales engagées dans ce délai. Il faut donc vérifier vite, mais vérifier : une accusation mal étayée se retourne contre l'employeur. Les éléments doivent avoir été recueillis loyalement, par des contrôles connus des salariés.

Ce que dit le droit

Sur le plan pénal, l'usage de faux justificatifs pour obtenir un remboursement peut constituer une escroquerie (article 313-1 du code pénal) et un faux et usage de faux (article 441-1, trois ans d'emprisonnement et 45 000 euros d'amende). Le détournement des fonds ou de la carte confiés au salarié relève de l'abus de confiance (article 314-1, trois ans et 375 000 euros).

Sur le plan civil, les sommes versées sans être dues doivent être restituées (article 1302 du code civil). Enfin, des frais remboursés sans justificatif probant peuvent être réintégrés par l'Urssaf dans l'assiette des cotisations sociales.

Questions fréquentes